Бизнес на форсаже

Виталий Волосецкий, директор филиала "Укргазтехсвязь" ДК "Укртрансгаз", о том, почему компания решила разрабатывать собственную ERP-систему, без привлечения компании-интегратора, пишет "Дело"

Форсаж — особый режим работы реактивного двигателя, позволяющий в минимальный промежуток времени максимально нарастить темп или мощность.

Нефтегазовый бизнес справедливо заслужил репутацию одного из наиболее жестких. В нынешних бизнес-реалиях добиться успеха отраслевым компаниям удается только за счет предельной концентрации и оптимизации всех ресурсов. Для достижения этой цели компания "Укртрансгаз" взяла курс на тотальную информатизацию и автоматизацию.

Объявив 2012 год годом преобразований, руководство "Укртрансгаза" сформулировало амбициозную цель: построить в результате модернизации прибыльную госкомпанию, базовыми принципами которой будут прозрачность, эффективность, результативность и профессионализм. Один из главных инструментов для реализации этих масштабных планов — современная информационная система. Для перспективного планирования и принятия эффективных управленческих решений менеджменту жизненно необходимо в режиме реального времени получать полную и достоверную информацию о состоянии дел в компании.

Ожидается, что в результате внедрения новой системы административно-управленческие затраты "Укртрансгаза" сократятся на 20-30%, техническое обслуживание и ремонты — на 15-20%, закупки — на 5-15%, а уровень неиспользуемых запасов на складах снизится на 5-15%.

В сентябре прошлого года руководством "Укртрансгаза" была принята и утверждена "Стратегия развития информационных технологий (ИТ)". Одновременно был проведен аудит ресурсов и систем, созданы политики, стандарты, построены процессы внутри службы ИТ. В январе 2012 года началась реализация стратегии, внедрение системы управления ресурсами предприятия SAP, построение корпоративной сети, центра обработки данных, инфраструктурных сервисов, системы управления производством, стандартизация оборудования. Проведены организационные изменения компании, филиал "Укргазтехсвязь" стал внутренним интегратором и предоставляет гарантированные ИТ-сервисы ДК "Уктрансгаз".

Примеров успешного внедрения ERP-системы такого масштаба в столь короткие сроки на государственном предприятии в Украине нет. Тем примечательнее опыт "Укргазтехсвязи" и "Укртрансгаза", чье руководство прекрасно понимает, что режим форсажа сейчас необходим и госкомпаниям, цели которых — прибыль, рост, инновации — не отличаются от коммерческих.

Реактивная скорость прошлого десятилетия ныне уже кажется черепашьей. Необходимо полюбить эту скорость перемен, потому что именно они являются основой эволюции. "Укртрансгаз" меняется каждый день, здесь не ожидают перемен, а управляют ими.

Годом ранее компания-интегратор предложила внедрять SAP пошагово, филиал за филиалом. "Укртрансгаз" — юридическое лицо с 17 филиалами, трехуровневой системой управления, с централизацией многих процессов. В компании, где работают 25 тыс. сотрудников, реализация подобного проекта затянулась бы на десятилетия. От услуг этого интегратора отказались, проект рестартовали. Было жаль потраченного времени, но инновационные проекты запускаются для повышения конкурентоспособности предприятия, а настраивать эффективность десять лет неэффективно.

Эту мысль подтверждают и прогнозы компании Gartner на 2014 год. Вот ее основные тезисы, которые нужно запомнить руководителям предприятий для успешной работы с внутренним и внешним консалтингом: вовлечение в реальный бизнес; конечные результаты, а не бюрократический процесс; используй готовые решения НЕМЕДЛЕННО. Опережая рыночные тенденции, в "Укртрансгазе" настроили собственный проектный офис (PMO) на эти тренды.

В компании сделали ставку на лучших и пригласили в РМО 35 специалистов в области ИТ и SAP-систем. За семь месяцев в промышленную эксплуатацию были введены все релизы программы, и на сегодняшний день 5 689 пользователей работают в бизнес-среде SAP. Это заслуга всего коллектива "Укртрансгаза". Равнодушных здесь нет, поэтому данный проект стал общим делом. Увеличение темпа не привело к потере качества, поскольку используются лучшие практики и методики, позволяющие сократить как временные, так и финансовые затраты. "Укртрансгаз" в обязательном порядке собирается подтвердить качество ведения результатов проекта, а также оценить прозрачность процессов. Аудит будет проводить победившая в тендере компания "большой четверки".

Основным "узким горлышком" подобных амбициозных проектов чаще всего становится человеческий фактор. Какими бы совершенными ни были технологии и процессы, в действие их приводят люди. Именно профессионализм сотрудников и их поддержка на местах выступают залогом успеха проекта.

Для решения этой задачи в "Укртрансгазе" еще на старте проекта были правильно налажена коммуникация, поддерживалась постоянная обратная связь с сотрудниками. Работникам помогли осмыслить необходимость и важность перемен, ведь боятся в основном того, что не понимают. Ожидаемые дивиденды от перемен находятся в прямой зависимости от управленческой воли, и видеообращение к коллективу "Укртрансгаза" от первого лица компании стало ее проявлением. Сергей Винокуров четко озвучил выгоды проекта, цели и приоритеты развития "Укртрансгаза". Он объяснил критерии успешности и обозначил свою прагматичную оценку: "Система работает — значит, менеджер эффективен!"

В свою очередь, специалисты РМО постарались завоевать доверие компании, объехали все филиалы не с умными мыслями и красивыми картинками, собранными в презентации, а с демонстрациями конкретной работающей системы. Высказанные во время демонстрации предложения и технические требования решались буквально за один вечер, и наутро в другом филиале проходила демонстрация уже измененной системы. Специалисты же, заказавшие изменения накануне, принимали работу по видеоконференции на базе терминалов Cisco.

Важным источником информации является обратная связь. Еженедельно по всей вертикали и по всем филиалам "Укртрансгаза" методом репрезентативной серийной выборки собираются отзывы, которые без купюр публикуются на корпоративном портале. Сотрудники каждого филиала компании знают: их мнение важно, их голос услышан. Внимательно анализируются все отзывы, даже незначительные, на первый взгляд, мелочи. Например, сообщения о том, что "курсы медленно загружаются" или что был проведен "коллективный выход в сессию по одной учетной записи", могут сигнализировать о проблемах с оснащением, с каналами связи или с организацией обучения. Это помогает своевременно реагировать, быстро находить нужное решение. "Маленькая течь топит большой корабль", — говорил в свое время известный ученый и политический деятель Бенджамин Франклин.

Поскольку важность быстрой коммуникации и оперативного реагирования, а также их роль для всего проекта ни у кого не вызывала сомнений, эта задача была решена в первую очередь. На начальном этапе объединили всех ключевых сотрудников во всех дирекциях, установив более 120 персональных и 14 групповых терминалов Cisco. Интегрировав систему видео-конференц-связи высокого качества с общедоступной системой коммуникации от Microsoft, "Укртрансгаз" получил среду коммуникаций для компании в целом. Стоит отметить, что в Украине это первый удачный опыт такой интеграции в подобном масштабе, реализованный собственными силами. При этом система дает экономический эффект и окупит себя через три года.

Еще один подводный камень, о который часто спотыкаются компании, готовящиеся к внедрению автоматизированной системы, — это обучение персонала.

Планируя обучение, в "Укртрансгазе" учли масштабы предприятия, сжатые сроки реализации проекта и, конечно же, интересы и возможности наших сотрудников. Стандартные способы обучения здесь явно не подходили, и "Укртрансгаз" разработал и внедрил обучающую систему "Профессионал будущего", которая дала возможность многотысячному коллективу пройти обучение на рабочих местах, не отвлекаясь от производственного процесса. Многие сотрудники в своих отзывах с благодарностью упоминали отсутствие командировок и легкость подобного учебного процесса.

Важным компонентом стала самостоятельная практика в системе качества SAP, в ходе которой пользователи, по сути, тестировали будущую продуктивную систему, обращая внимание внедренцев на детали, задавая конкретные практические вопросы. Добавили эффективности онлайн-сессии, в течение которых 20 профессиональных инструкторов консультировали обучающихся, совместно с ними прорабатывая отдельные нюансы эксплуатации систем, а технологии быстрых коммуникаций обеспечили удобство этого процесса без отрыва от работы. В итоге за четыре месяца уникальные знания и навыки получили 8 667 сотрудников, которые раньше не имели представления о системе.

Основные параметры системы дистанционного обучения:

• 92 курса обучения, созданных за три месяца в рамках проекта;
• 5 000 рабочих мест в системе;
• 26 000 проведенных часов обучения;
• 67 800 (!) экзаменов сдано после пройденных курсов.

Процесс обучения продолжается, но в компании уже подсчитали экономический эффект, который на сегодняшний день составляет 4 млн грн.

Вопрос о секрете быстрого успешного внедрения, наверное, по праву можно назвать одним из самых часто задаваемых. Это симбиоз нескольких вещей: проверенная команда, проектный подход, сотрудничество с ведущими производителями. Любой проект для нас начинается с концепции, далее следует эскизный проект и утверждение стандартов внутри компании. Для выработки эскизного проекта или дизайна высокого уровня мы предпочитаем работать непосредственно с производителями. Показателен в этом пример компании Cisco, разработавшей для нас высокоуровневый дизайн сетевой инфраструктуры дирекций. Многие компании недооценивают значения правильной архитектуры сетевой инфраструктуры, как и само значение сети. "Укртрансгаз" понимает, что сеть имеет для нас не меньшее значение, чем трубы: по первым идет транспортировка основного продукта, по второй — доставка всех ИТ-сервисов к пользователю. Ошибка в проектировании, ненадежное оборудование, непродуманная интеграция — и компания из режима форсажа перейдет в режим застоя. А ведь цели у нас совсем иные.

И последнее. Многие компании вовсю используют слово "прозрачность", но для "Укртрансгаза" это не просто лозунг. Здесь прекрасно понимают, что быть прозрачным стратегически выгодно. Простой пример: в 2000 году большой, но непрозрачный "Газпром" был оценен всего в $7 млрд, а маленькая, но прозрачная компания "Сургутнефтегаз", показавшая $2 млрд прибыли и уплатившая налоги — в два раза выше. Секрет в том, что проект внедрения SAP R2 в Сургуте начался в 1996 году. С тех пор капитализация "Газпрома" выросла более чем в 46 раз и наибольший рост, кстати, произошел после внедрения автоматизированных систем управления. Прозрачные финансы и процессы обеспечивают высокую скорость принятия управленческих решений, что сегодня является значимым конкурентным преимуществом.

Но на этом в "Укртрансгазе" останавливаться не собираются. Внедряя лучшие ИТ-технологии, здесь закладывают основу для долгосрочного успеха и реализации возложенной на компанию миссии — обеспечить эффективное, бесперебойное и экологичное управление ресурсами, тем самым удовлетворяя ожидания потребителей и общества в целом.